Инструкция для экспедитора-кассира

Данная инструкция (приводится с сокращениями) была разработана мною в интересах одного из клиентов.
Необходимо было научить персонал правильно работать с кассовым аппаратом, соблюдать все требования законодательства, при этом, размер документа должен быть маленьким, чтобы его можно было возить с собой и сверяться с алгоритмом действий при необходимости.

В результате получился краткий и понятный документ, который радикально уменьшил количество ошибок, а значит, и штрафов от контролирующих органов.

Четкая формулировка последовательности операций и деятельности сотрудников предприятия избавляет от множества будущих проблем.

Инструкция по выполнению операций экспедитором-касииром 

Пакет документов экспедитора:

1. Маршрутный лист

2. Расходная накладная

3. Налоговая накладная

4. Реестры накладных

5. Бланки квитанций на сдачу торговой выручки в банк

6. Форма РК-1 (для использования при сбоях в работе кассового аппарата).

1. Подготовка к загрузке:

   1.1. Помощь менеджеру по логистике в составлении маршрута.

   1.2. Получение в бухгалтерии Пакета документов экспедитора.

   1.3. Выезд на склад для загрузки.

2. Прием товара на складе

   2.1. Проверка на соответствие отобранного для загрузки товара с Расходной накладной.

   2.2. При несоответствии фактически предоставленного для загрузки товара с Расходной накладной (выявлен излишек или недостача) Экспедитор обязан уведомить Заведующего складом и потребовать от него соответствующей комплектации заказа.

   2.3. Проверить целостность упаковки товаров.

   2.4. При обнаружении дефектов упаковки, которые могут привести к повреждению товаров при загрузке, транспортировке, отгрузке Экспедитор вправе потребовать от Заведующего складом замены упаковки товара.

   2.5. При обнаружении распечатанной упаковки экспедитор обязан проверить на соответствие количество изделий в упаковке.

   2.6. При обнаружении брака или нарушения целостности индивидуальной упаковки изделия при приеме товара экспедитор обязан уведомить Заведующего складом и потребовать замены изделия.

   2.7. Экспедитор ,для облегчения отгрузки товара клиентам, обязан проконтролировать загрузку товара в машину в соответствующей маршрутному листу последовательности.

   2.8. После загрузки товара в машину экспедитор обязан расписаться в Акте приема-передачи товара ,тем самым приняв на себя ответственность за товар.

   2.9. Пломбирование машины.

3. Перед выездом в командировку Экспедитор обязан:

   3.1. Проверить исправность кассового аппарата (поставить на зарядку, вывести 101 отчет (Х-отчет)).

   3.2. Проверить наличие Книги учета расчетных операций (КУРО).

   3.3. Проверить наличие Пакета документов экспедитора.

   3.4. Предупредить по телефону клиентов о времени прибытия на отгрузку (не позднее 18,00 предыдущего дня).

4. Отгрузка товара клиенту:

   4.1. Отгрузка товара осуществляется в согласованном с клиентом месте.

   4.2. Экспедитор обязан выгрузить товар клиенту из машины.

   4.3. При отсутствии подъездных путей к месту выгрузки, экспедитор обязан предоставить помощь клиенту в доставке товара на нужное место (занести товар в склад, в магазин).

   4.4. Экспедитор обязан дать на подпись клиенту Расходную накладную (1экземпляр оставить себе, 1 оставить клиенту), при наличии Налоговой накладной отдать ее клиенту

   4.5. В случае наличной оплаты клиентом за товар экспедитор обязан пересчитать принятую сумму и провести операции с кассовым аппаратом согласно «Регламента работы экспедитора с кассовым аппаратом и соответствующей документацией».

   4.6. Передать клиенту другие документы (прайсы, сертификаты, каталоги и т.д.), образцы продукции при наличии соответствующей отметки в Маршрутном листе либо по просьбе Менеджера по логистике, Менеджера по продажам.

5. Сдача денежных средств в банк:

   5.1. Сдача денежных средств в банк должна проводиться ежедневно.

5.2. Денежные средства принятые от покупателей должны сдаваться в банк не позднее 10,00 следующего дня.

5.3. Сумма в кассе не должна превышать _______грн.

5.4. Сумма, вносимая в банк не должна превышать _______грн.

5.5. Сумма средств, сдаваемая в банк должна соответствовать сумме по служебной выдаче.

5.6. Перед сдачей денежных средств в банк необходимо произвести сортировку купюр

5.7. В банке заполнить бланк квитанции на сдачу торговой выручки и сдать деньги.

5.8. Забрать корешок квитанции с отметкой банка.

5. Отчетность по приезду из командировки:

   6.1. Квитанция банка, контрольная лента, Х-отчет, служебная выдача, реестр платежей хранятся аккуратно, и передаются кассиру по возвращению с маршрута.