19-06-2009

Увольняем кассира

Ссылки на похожие материалы

Примечание.  В связи с тем, что поисковые системы часто отправляют пользователей на эту страницу, см. также: 

Резюме

Я регулярно просматриваю популярные поисковые запросы, по которым пользователи приходят на мой сайт, поэтому заходы по запросам, на которые в материалах моего сайта отсутствует необходимая информация вызывают у меня особое внимание.

Именно такова история написания данной статьи. Когда заходы по запросу "акт приема-передачи денежных средств" утвердились в топ 20 самых популярных, я решил ответить: "нет такого акта!". Передача денежных средств фиксируется с помощью других первичных документов. Ну а теперь по сути вопроса о том, как сделать это правильно.

Теория данного вопроса изложена мною в курсу бухгалтерского учета в разделе "Учет кассовых операций". Здесь я рассмотрю алгоритм действий, исходя из того, что Вы ознакомились с содержимым ссылки, указанной выше. Если кроме смены кассира, речь идет о смене Главного бухгалтера - см. "Инструкция о передаче дел Главным бухгалтером"

Далее приведен сжатый алгоритм и последовательность действий, которая позволит избежать многих ошибок при передаче денежных средств от одного кассира к другому в связи с увольнением.

Процедура приема-передачи денежных средств и ценностей, находящихся в кассе

1. Директор подписывает приказ об увольнении "старого" кассира
2. Директор подписывает приказ (тем же самым числом) о приеме на работу "нового" кассира
3. Если все-таки одной датой этого сделать невозможно, необходимо на дату увольнения "старого" кассира издать приказ о назначении временно исполняющего обязанности кассира. В этом случае дальнейшая процедура принципиально не отличается
4. Лицо, назначенное ответственным за проведение кассовых операций по предприятию, обязано расписаться в приказе (ознакомлен) и заключить с предприятием договор о полной материальной ответственности
5. В день прекращения исполнения обязанностей "старым" кассиром директор издает приказ о назначении инвентаризационной комиссии по инвентаризации ценностей, находящихся в кассе. Если предприятие маленькое - то комиссия может состоять из Главного бухгалтера и Директора. (Примечание. По поводу смены Главного бухгалтера см. отдельную статью)
6. В соответствии с постановлением НБУ от  15.12.2004  N 637 установлены следующие обязанности кассира:
   
   4.8. Кассир в соответствии с законодательством Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять исполнение порученной ему работы другим лицам.
        На предприятиях, у которых один кассир, в случае необходимости его временной замены, исполнение обязанностей кассира накладывается по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор про полную материальную ответственность на время исполнения им обязанностей кассира.
        В случае отсутствия кассира (по болезни или другой причине) ценности, которые переданы ему под отчет, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера, или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. Про результаты пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
        Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, исполнение его обязанностей могут возложить в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или иного работника, с которым составляется договор про полную матриальную ответственность.
   
        4.10. С целью контроля за сохранностью наличных денег на предприятиях проводятся инвентаризации касс Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая после завершения инвентаризации кассы составляет акт про результаты инвентаризации наличных денег (приложение 7).
        Комиссия проверяет наличие денег путем полного пересчета всех наличных денежных средств, которые есть в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т.д. . Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными членами комиссии и материально ответственным лицом.
        Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй - остается у материально ответственного лица.
        До начала инвентаризации все материально ответственные лица (лица, которые отвечают за сохранность средств) дают расписку, указанную в приложении 7.
        В случае смены материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, которое сдало ценности, материально ответственного лица, которое приняло ценности, а также бухгалтерии.
        Инвентаризация касс проводится на каждом предприятии в сроки, которые установлены руководителем, с покупюрным пересчетом всех наличных денег и проверкой всех ценностей, которые хранятся в кассе. Остаток наличных сверяется с данными учета по книгам учета. Наличные, которые храняться в кассе, но не подтверждены кассовыми документами, считаются излишком наличности в кассе. В случае использования предприятием в расчетах кассовых аппаратов, сверяется сумма наличности с суммой, указанной в отчете кассового аппарата. В случае выявления во время инвентаризации недостачи или излишков ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и выясняются обстоятельства их возникновения.  Сумма недостачи компенсируется в соответствии с законодательством Украины, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход предприятия.
       В случае автоматизированного ведения кассовой книги необходимо проводить проверку правильности работы программ обработки кассовых документов.
        Вышестоящие организации (в случае их наличия) на всех подведомственных предприятиях, а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами во время проведения документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют правильность ведения кассовых операций. В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.
        Проверки правильности ведения операций с наличностью осуществляют установленные законодательством Украины  органы  контроля в соответствии с их компетенцией. 
7. Что из этого следует?
   Итак,
   Прием-передача денежных средств в кассе осуществляется путем полной инвентаризации кассы в присутствии инвентаризационной комиссии.
   С лицом, принимающим дела в кассе (новым кассиром) на момент начала инвентаризации уже должен быть подписан договор о полной материальной ответственности
   Инвентаризация проводится на основании приказа о смене лица, осуществляющего кассовые операции
   Проводится не только инвентаризация денежных средств, а также всех ценностей, хранящихся в кассе, в том числе бланков строгой отчетности, ценных бумаг и т.д. 
8. Инвентаризационная комиссия в соответствии с приказом руководителя предприятия проводит полную инвентаризацию кассы по указанной выше методике
9. Результаты инвентаризации и, соответственно, принятие кассы "новым" кассиром закрепляются приказом директора

Далее приведен образец формы (бланка) акта инвентаризации кассы.

Форма акта инвентаризации денежных средств

                                      Додаток 7
                                      до Положення про ведення
                                      касових операцій у
                                      національній валюті в
                                      Україні
 

               ____________________________________
                   (найменування підприємства)

                            АКТ N ____
           про результати інвентаризації наявних коштів

                 "___" _______________ 200_ року,

що зберігаються _________________________________________________.

                             Розписка

     Цим актом засвідчую,  що до початку проведення інвентаризації
всі  видаткові  і  прибуткові  документи  на  кошти,  які здані до
бухгалтерії,  і всі кошти,  що надійшли під мою  відповідальність,
оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

     Матеріально відповідальна особа
 __________________    _____________   _________________________
       (посада)           (підпис)        (прізвище, ім'я, по
                                               батькові)

     На підставі наказу (розпорядження) від "___" __________  200_
року N__    проведена   інвентаризація   коштів   за   станом   на
"___" __________ 200_ року.

Під час інвентаризації встановлено такий обсяг коштів:
_________________________________________________ грн. ______ коп.
_________________________________________________ грн. ______ коп.
_________________________________________________ грн. ______ коп.
_________________________________________________ грн. ______ коп.

Підсумок фактичної наявності ____________________ грн. ______ коп.
_________________________________________________________________.
                            (словами)

За обліковими даними ____________________________ грн. ______ коп.

Підсумки інвентаризації: надлишок ____________, нестача _________.

     Голова комісії

 __________________    _____________   _________________________
       (посада)           (підпис)        (прізвище, ім'я, по
                                               батькові)

     Члени комісії:

 __________________    _____________   _________________________
       (посада)           (підпис)        (прізвище, ім'я, по
                                               батькові)

Підтверджую, що кошти,  зазначені в акті,  є на зберіганні під мою
відповідальність.

Матеріально відповідальна особа _______________________________.
                                           (підпис)

     "___" ______________ 200_ року.

     Пояснення причин, унаслідок яких виникли надлишки або нестачі
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

Матеріально відповідальна особа _________________________________.

Рішення керівника підприємства ___________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.

     "___" _______________ 200_ року.

     Примітка. Акт складається з  метою  відображення  результатів
інвентаризації наявних коштів (готівки,  цінних паперів тощо),  що
зберігаються в касі підприємства.

Исходя из изложенного выше, теперь, надеюсь понятно, почему "акт приема-передачи денежных средств" отсутствует. Если у Вас возникли вопросы - пишите комментарии к статье или задавайте вопросы в форуме.